Supplement zu Meetings optimieren
Meetings sind oft Zeitfresser
Ich fasse nachfolgend die wichtigten Erkenntnisse des letzten Seminares über "Meeting optimieren-aber wie?" kurz zusammen.
Fazit:
- Sitzungen dauern meist zu lange. Deshalb gibt es Redezeitvorgaben. Die Sitzung muss pünklich beendet weren. Pendenzen werden auf das folgende Meeting auf die Traktandenliste genommen.
- Weil in einer Exekutivbehörde vielfach jene am längsten reden, die sich nicht vorbereitet haben, machte eine Kantonsregierung gute Erfahrung mit folgender Regelung:
Die Unterlagen der Geschäfte liegen vor der Sitzung in paar Tage in einem Zimmer zur Einsicht auf.
Jedes Behördemitglied muss vorgängig diese Unterlagen persönlich vor Ort studieren.
Wer den Vorschlag akzeptiert und nichts einzuwenden hat, hakt das Geschäft auf einer Liste ab.
Wer eine Frage, einen Einwand hat oder sich zum betreffenden Geschäft äussern will, muss dies auf der Liste vermerken.
Dank dieser Vorbereitung kam es zu einem enormen Zeitgewinn.
- Meetings können mit einer einfachen Massnahme sehr schnell optimiert werden:
Am Schluss JEDER Sitzung gibt es immer ein Traktandum „Feedback“.
Irgend ein Teilnehmer wird vom Vorsitzenden aufgerufen, in einer Minute die Sitzung aus seiner Sicht zu spiegeln.
Diese Rückmeldung wird so stehen gelassen, wie sie vorgebracht wird. Sie wird weder kommentiert noch diskutiert. Es gibt auch keinen Raster (Beobachtungpunkte).
Wer aufgerufen wird, sagt nur eine Feststellung oder Gedanken aus seiner Sicht zur heutigen Besprechung.
Beispiele:
Der Leiter fragt am Schluss des Meetings:
Und nun noch am Schluss das übliche Feedback. Edith darf ich Dich bitten:
Edith:
"Heute hat mich gefreut, dass es keine einzige Palaver gegeben hat."
Oder der Moderator bittet am Schluss:
Bitte deine heutige Rückmeldung Remé:
René:
"Wir hatten vereinbart, dass die Besprechung nicht länger als eine Stunde dauern darf.
Heute haben wir - einmal mehr - die Zeit um 15 Minuten überschritten."
Diese subjektiven kurzen Rückmeldungen am Schluss jedes Meetings beeinflussen die Qualität von Meetings nachhaltig, ohne dass darüber diskutiert wird.
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(Aus 20 Min vom 15. 11.17)
«Unnötige Meetings ohne klare Ziele können schnell zu Frust statt Lust führen», sagt Kommunikationsexperte Marcus Knill. «Sind Inhalte und Ziele sowie der vorgesehene Zeitrahmen für die einzelnen Traktanden den Teilnehmenden bekannt, tragen sie zum Gelingen von Sitzungen bei», ist Knill überzeugt. Eine zentrale Frage sollte sich jeder Vorgesetzte stellen, plädiert der Berater: «Ist das Meeting überhaupt notwendig? Informationen können auch auf anderen Wegen vermittelt werden wie zum Beispiel durch Telefonkonferenzen oder per Mail, die den Informationsaustausch ebenso gewährleisten und zusätzlich zeitsparend sind.» Dass jede Konferenzstunde mehrere hundert Franken kostet sei nur am Rande erwähnt. «Unverzichtbar ist eine professionelle Vorbereitung», betont Knill, «denn sie macht bis zu 80 Prozent des Erfolges einer Besprechung aus.» Nur durch eine klare Zielsetzung könne man zielgerichtet handeln und entscheiden. Die Forschung habe gezeigt, dass es einen positiven Zusammenhang zwischen dem Aufstellen klarer Ziele und der Qualität von Meetings gäbe, erklärt der Fachmann. So hätten Teilnehmende Sitzungen mit klaren Zielsetzungen als effektiver wahrgenommen. Wichtig sei auch, einen Start- wie auch einen Endzeitpunkt des Meetings festzulegen. Als wichtig erachtet Knill ebenso, das Meeting pünktlich zu starten, auch wenn noch nicht alle Teilnehmenden eingetroffen sind. So zeige man, dass man sich an die festgelegten Zeiten halte und einem Pünktlichkeit wichtig sei. «Meetings im Stehen dauern übrigens rund 30 Prozent weniger lang und dabei werden aber gleich gute Entscheidungen getroffen wie in längeren Meetings, die im Sitzen abgehalten wurden», weiss Marcus Knill aus Erfahrung. Auch empfiehlt er, die Teilnehmenden zur aktiven Mitarbeit aufzufordern. Beteiligen sich die Teilnehmenden an Meetings, empfinden sie ihre Teilnahme als sinnvoll. und können sich besser mit allfällig getroffenen Entscheidungen identifizieren. PHILIPP DREYER
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