Aus der deutschen Zeitung DIALOG
für Arbeitnehmer-
der Bundesagentur für Arbeit Quelle: Gespräch der Redaktorin mit Marcus Knill
Die Zeit verrinnt, verrinnt, verrinnt....
Wenn der Büroalltag zur Last wird: Wie soll da Ordnung in die - auf den ersten Blick – alle gleich wichtigen Aufgaben gebracht werden? Wo anfangen? Vor dem Hintergrund, dass heute der Arbeitstag nicht länger als sieben Stunden dauern sollte, da am Abend ein schon lang verabredetes Treffen mit alten Freunden beim Lieblingsitaliener ansteht.
Viele von uns haben das Gefühl, die Zeit, die uns zur Verfügung steht, um die zahlreichen Aufgaben des Arbeitsalltages zu bewältigen, vergeht wie systematisch in der Arbeitsweise vorzugehen, Stress und Hektik am Arbeitsplatz zu reduzieren. Und vor allem die Ziele, die wir uns beruflich wie privat setzen, zu erreichen. Doch wie gehen wir nun am besten vor, um unseren Arbeitsalltag zu planen? Eine Kadinallösung für einen optimal und minutiös durchgeplanten Arbeitstag zu geben, ist zu gewagt. Aber es gibt ein paar nützliche Tipps, die dabei helfen können, unsere Arbeitsweise zu strukturieren und uns
auf die eigentlichen Aufgaben ledigt werden?
Welche kann warten?
Am Ende eines Arbeitstages haben wir zwar vieles getan, aber oftmals das Gefühl, dennoch nicht das erledigt zu haben, was eigentlich unsere wichtigste Aufgabe war.
Das Gefühl, ziellos gearbeitet zu haben, überkommt uns.
Das Eisenhower-prinzip und wie wir uns nicht „verzetteln“
Unabhängig davon, wie unangenehm uns die wichtigste Aufgabe erscheint, sollten wir diese zuerst anpacken. Wir erledigen gerne eher die unwichtigen, nebensächlichen Dinge, Routine-
im Flug. Der Tag hat zu wenig Stunden. Am Abend haben wir den Eindruck, nicht das geschafft zu haben, was wir uns tags zuvor vorgenommen haben. Das Wesentliche, das wir erledigen wollten, ist liegen geblieben und wir haben uns in dem Kleinkram unserer Notizzettel verloren. Wer wünscht sich nicht, Zeit sparen zu können, die wir für uns und für die angenehmen Dinge im Leben nutzen wollen: für Freunde, die Familie, Zeit für Erholung, Entspannung, für uns selber, unsere Freiräume und Vorlieben.
Was ist eigentlich Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist nichts anderes als Selbstmanagement. Die Kunst, Zeit optimal zu nutzen und unsere Energien auf das Wesentliche zu konzentrieren, Ziele festlegen und Prioritäten bilden.
Im Beratungsgeschäft mit Kun den praktizieren wir das, was für unsere tägliche Arbeitsweise genauso gelten sollte. Wir vereinbaren Ziele mit unseren Kunden – möglichst konkret und realistisch, planbar und positiv sollten diese formuliert sein. Wer ein Ziel vor Augen hat, wählt bekanntlich den kürzesten Weg.
Wer sich ein konkretes Ziel setzt, dem fällt es leichter, aus der Fülle an Auf gaben die wichtigsten herauszufinden und seine Kräfte auf diese zu konzentrieren.
Doch im täglichen Büroalltag ist es nicht immer leicht herauszufinden, was wichtig ist und was dringend.
Welche Aufgabe soll ich nun als erstes erarbeiten, da diese weniger anspruchsvoll oder leichter und schneller auszuführen sind. Dies bringt zwar kurzfristigen Erfolg, befriedigt auf Dauer aber nicht.
Der amerikanische Präsident Richard D. Eisenhower lebte und arbeitete äußerst erfolgreich nach folgendem Prinzip: Erledige zuerst die wichtigen und dringenden Aufgaben und sortiere die Unwichtigen aus! Er orientierte sich daran, das Wesentli che vom Unwesentlichen zu unterscheiden
Tipps für die Tages- und Wochenplanung
Vor Beginn eines Arbeitstages sollten wir uns Zeit nehmen, zehn Minuten zu überlegen, welches die zwei bis drei wichtigsten Vorhaben des kommenden Tages sind. So vermeiden wir von Beginn an, uns zu „verzetteln“.
Eine Wochenplanung hat viele Vorteile. Beachten sollten wir dabei:
• Den Wochenplan flexibel gestalten. Immer Pufferzeiten einkalkulieren. Der Zeitplan gerät dann nicht in Verzug, wenn ungeplante Störungen auftreten. Sinnvoll ist es, lieber großzügig zu kalkulieren und mehr Zeit einzuplanen. Faustregel: nur 50 bis 60 Prozent des Arbeitstages verplanen.
• Eine schriftliche Planung hilft, den roten Faden und unsere Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und ist hilfreich für spätere Planungen.
• Das „Vor-Sich-Herschieben von Aufgaben“( Psychologen nennen das Phänomen auch die Prokrasti- nation) können Sie leichter bekämpfen, wenn Sie das unüberschaubare Ganze sinnvoll in Einzel- schritte untergliedern und realisierbare Zwischenziele setzen. Sie verhindern somit auch die Gefahr, dass Sie wichtige Details in Ihrer Planung übersehen bzw. vergessen, und verschaffen sich so eine klare Übersicht.
• Haben Sie wieder eine Etappe bzw. eines dieser Zwischenziele erreicht, belohnen Sie sich! Der Ge- danke daran, dass Sie sich nach Erreichen der ersten Etappe mit einem guten Stück Kuchen, einem Stadtbummel oder einem Besuch beim Lieblingsitaliener motivieren, wirkt oft Wunder und hilft, Ab- lenkungen zu überstehen und gegen „Aufschieberitis“ anzukämpfen.
• Das Helfersyndrom verhindert oftmals, „hart aber herzlich“ „Nein“ sagen zu können, wenn Sie von anderen mit Aufgaben konfrontiert werden, für die Sie nicht zuständig sind und die Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Freundlich aber bestimmt Aufgaben, die Sie zusätzlich belasten, abzulehnen, begründen Sie am besten mit einem Verweis auf Ihren Zeitplan oder empfehlen einen alternativen Ansprechpartner. Begründen Sie Ihre Ablehnung. Nehmen Sie sich das Recht auf eine Bedenkzeit, wenn Sie sich überrumpelt fühlen, und prüfen Sie das Anliegen.
• Sich der inneren und äußeren Störungen bewusst werden und versuchen, geeignete Maßnahmen dagegen zu entwickeln: Innere Störfaktoren können zum einen Unlust, Übermüdung oder übermäßiges Kommunikationsbedürfnis (also der längere Plausch mit Kolleginnen und Kollegen) sein, zum anderen Störungen, die wir selber verursachen (der Hang zum Chaos am Schreibtisch). Dagegen lässt sich aber leicht Abhilfe schaffen.
•Äußere Störfaktoren sind Telefon anrufe, unangemeldete Besucher, mithin soziale Kontakte, die über den Tag verteilt sind und viel Zeit beanspruchen können. Oftmals hilft es bereits, für zwei Stunden, in denen Sie ungestört eine wichtige Aufgabe konzentriert erledigen wollen, die – ansonsten offene und zugleich einladende Bürotür – zuzumachen.
•Die Informationsschwemme gezielt filtern: Nach dem Gießkannen prinzip werden wir täglich mit Infor- mationen berieselt, insbesondere in Form von E-Mails. Doch nur ein sehr geringer Anteil der Informa- tion davon bleibt im Langzeitgedächt nis haften. Wir verbringen zu viel Zeit damit, diese Informationen zu lesen, abzuheften und auf diese zu reagieren. Ratsam ist es, sich einen Überblick zu verschaffen, nach Sinneinheiten querzulesen und die für Sie wichtigen Neuigkeiten herauszufiltern. Was nicht dringend ist und Sie nicht unmittelbar an- geht, sollte gleich in den Papierkorb wandern.
•Und noch ein Tipp zu guter Letzt: Auf die Auswahl des richtigen Mediums zum richtigen Zeitpunkt kommt es an: Anstatt drei Mails zu schreiben, um einen Termin zu vereinbaren, genügt ein kurzer Telefonanruf, in dem sich wichtige Details besprechen lassen.
Aus: www.rhetorik.ch, Knill + Knill Kommunikationsberatung
Das besagte Plakat.