Ständig neue E-Mails und Faxe, dazu Stapel von Post: Wie man die tägliche Informationsflut eindämmt.
Papierberge bewegen sich wie Wanderdünen über den
Schreibtisch, Mail-Ordner wachsen ins Monströse - viele Menschen können
die Informationsmengen, die sich an ihrem Arbeitsplatz ansammeln, nicht
bewältigen. Der Schweizer Kommunikationsberater Marcus Knill sucht
nach Abhilfe.
SZ: Poststapel, Mailbox, Faxflut - wie viel Zeit verbringen Büroarbeiter täglich mit dem Sichten von Information?
Knill: Zu viel, nach unserer Erfahrung braucht man mehr als zwei Stunden, um sich aus der Lawine zu wühlen. Schließlich muss man alle Nachrichten lesen - es könnte ja etwas Wichtiges dabei sein.
SZ: Einen hohen Anteil hat die interne Firmenkommunikation. Wie lässt sich die hausgemachte Flut eindämmen?
Knill: Indem man zuerst eine
Bestandsaufnahme macht. Wo und wie wird informiert? In Sitzungen, per
E-Mail, in der Hauszeitung, auf Charts? Dann sollte man sich fragen, ob
alle Informationen bei denen landen, die sie betreffen. Man hört ja auch
immer wieder von Mitarbeitern, die sich nicht ausreichend informiert
fühlen und darüber klagen, etwa von anstehenden Veränderungen im Betrieb
aus der Presse erfahren zu haben.
SZ: Aber es geht ja eher um das Zuviel.
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Knill: Und deshalb lautet die wichtigste Frage: Bei wie
vielen Adressaten landen Informationen, obwohl diese gar nichts damit
anfangen können?
SZ: Ist es denn nicht nachvollziehbar, dass eine
Assistentin E-Mails lieber an alle weiterleitet, als sie mühevoll zu
bewerten und zuzuordnen?
Knill: Information ist Chefsache. Ein gutes
Informationsmanagement muss von höchster Stelle eingeleitet werden. Ein
funktionierendes Intranet wirkt zum Beispiel Wunder. Allerdings muss man
bereit sein, jemanden zu benennen, der sich ausschließlich mit dem
Selektieren, Dosieren und Reduzieren von Nachrichten beschäftigt.
SZ: Wie luxuriös.
Knill: Rechnet sich aber, weil es Zeit spart. Wir haben
gerade eine Firma beraten, die eine Viertelstelle für
Informationsmanagement eingerichtet hat. Der neue Mitarbeiter hat das
Informationssystem so strukturiert, dass jetzt alle Kollegen die
Nachrichten, die für sie wirklich wichtig sind, selber einholen müssen.
Dazu können sie sich an Stellen bedienen, die im Intranet oder am
Schwarzen Brett eigens für ihre Bedürfnisse eingerichtet sind. So
entsteht gezielte Information anstelle von überbordender Quantität, die
auf Dauer ja sogar desinformiert, weil es für den Empfänger immer
schwieriger wird, Zusammenhänge zu erkennen.
SZ: Dass Informationsmanagement betriebswirtschaftlich
sinnvoll ist, leuchtet ein. Wie aber überzeugt man einen Mitarbeiter,
der es womöglich genießt, sich hin und wieder zu verzetteln?
Knill: Ein guter Betrieb bringt seine Leute dazu, dass sie
sich nicht langweilen wollen. Außerdem: Gute Information macht mehr
Lust als schlechte.
