E-Mail Kommunikation

Interne E-Mail-Kommunikation

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Viele denken: "Das ist ja nur ein interner Gedanke. Fehler nehme ich somit in Kauf." Das kann sich rächen.
Nachlässigkeiten können den Arbeitsfluss nachhaltig stören.

Wie können Sie peinlich Fehler vermeiden?
Folgende  Fehler sind häufig anzutreffen:




Mit den nachfolgenden Regeln sind Sie  auf der sicheren Seite:

--> Eine Anrede, sei es auch nur ein schlichtes „Hallo“, sollte schon drin sein. Auch eine abschliessende Grussformel. Es gibt Ausnahmen im Arbeitsteam: Da kann es beispielsweise nur heissen: Einverstanden!


--> Kurz und sachlich formulieren lohnt sich d.h. knapp und präzise formulieren. Eine E-Mail beschleunigt dadurch die Informationsübermittlung.

--> Obwohl ein E-Mail kein Geschäftsbrief ist, überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik.

--> Meinungsverschiedenheiten nie per E-Mail austragen. Kritik und Aerger wird immer  mit dem Betreffenden in einem vier Augengespräch bereinigt. Rufen Sie ihn zumindest an.

--> Generell gilt: Ärger, Zorn, Gereiztheit, Euphorie und Ungeduld verleiten zu Äußerungen und Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und die Situation zusätzlich erschweren. Schreiben Sie  nie E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind. Warten Sie ab, bis sich Ihre Gemütslage beruhigt hat.

--> Pro E-Mail nur 1 Thema – ein aussagekräftiger Betreff darf nicht fehlen. Falls Sie mehrere Themen abhandeln, schreiben Sie separate E-Mails.

--> Wenn Sie eine E-Mail beantworten, senden Sie nicht automatisch die ganze Nachricht mit (alte Texte). Bei einem längeren E-Mail-Wechsel führt das nur zu Endlos-E-Mails und erschwert das Ausdrucken. Statt dessen können Sie in Ihrer Antwort die Stellen des Originaltextes zitieren, auf die Sie sich beziehen.

--> Keine Großbuchstaben. Das gilt in der Welt des Internets als SCHREIEN. Um ein Wort besonders hervorzuheben, können Sie es in *Sterne* setzen.

--> Setzten Sie ein Person nur auf „Cc“, wenn diese unbedingt den Inhalt kennen muss. Sind Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle". Cc sind eine Seuche.

--> Beantworten Sie E-Mails möglichst rasch. Falls Sie selbst schnell eine Antwort brauchen, vermerken Sie im Betreff: „Erwarte rasche Antwort.

-->  Ich habe immer wieder gesehen, dass es sich lohnt, den Erhalt von wichtigen E-Mails von den Empfängern  bestätigen zu lassen („Bitte kurz bestätigen“). Sie dürfen auch die Antworten auf Ihre E-Mails aktiv einfordern: „Bitte Antwort/Feedback bis zum ...“
Uebermittlungsbestätigung "Nice to have" ist nicht zwingend nötig. Funktioniert übrigens nicht bei jedem E-Mail System.
Es kommt jedoch immer wieder vor, dass E-Mails als Spam ausgeschieden werden.

--> Lesbarkeit und Verständlichkeit ist das oberste Gebot.
(Kurze Sätze, bei längeren Texten: Absätze)

--> Beachten Sie auch die rechtlichen Bestimmungen (Urheberrecht, Vervielfältigungen bezeichnen usw.)

--> Antworten Sie nie auf Spam. Eine Binsenwahrheit, gegen die leider immer wieder verstossen wird.

--> Nutzen Sie Blindcopien BBC, damit der Verteilerkreis nicht offen gelegt ist.

--> Hübschen Sie Mails nicht mit Emoticons oder Bildern auf.
Damit verschwenden Sie nur Ressourcen. Nicht alle Mail Programms kommen übrigens damit klar.

--> Die Out-of-Office-Funktion ist zwar nützlich. Sie sollte aber sofort wieder deaktiviert werden, wenn man wieder im Büro zurück ist.