knill blog: E-Mail und die Informationsflut

Zur Internen Kommunikation gehört auch der Umgang mit der E-Mail Flut.

Zur E-Mail-Kommunikation
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Beim E-Mailen gilt es, intern Regeln fest zu legen.
Es ist erstaunlich, dass man sich im gleichen Büro heute vielfach auf wenige Meter Distanz Mails schickt anstatt das direkte Gespräch zu führen und die interne Kommunikation zu managen.
Jeder Betrieb, jede Organisation müsste den Umgang mit Mails regeln.
Ich stelle fest, dass es immer noch vorkommt, dass mit Mails kritisiert wird.
Wäsche sind unter vier Augen zu waschen.
Meinungsverschiedenheiten sind persönlich auszutragen und zwar direkt und mündlich. Deshalb keine Mails, wenn man emotional aufgeladen ist.

Mailkommunikation will heissen: Kurz, präzise, sachlich formulieren! Dies ist lernbar.

In jeden Mail wird nur EIN Thema behandelt.

Es ist eine Untugend, mit dem Mail die ganze alte Korrespondenz mit zu versenden.

Im Militär machten wir uns lustig über Generalstabsoffiziere mit der Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Jauchewagen und eine Generalstäbler? Antwort: Es gibt keinen. Bei beiden ist der VERTEILER am Wichtigsten.
Mitarbeiter, die zu leichtfertig die Meldung Vorgesetzte und Kollegen auf "Cc" setzen, erschweren und belasten die interne Kommunikation unnötigerweise.
Oft nutzen sie den breiten Verteiler, um den Chefs zu zeigen, wei fleissig sie sind (zwecks Beförderung).

Es lohnt sich ferner, Mails rasch zu beantworten. Ich habe schon oft am Sonntag Mails kurz beantwortet und dadurch viel Zeit gespart.

Bei wichtigen Mails hat sich bewährt, die Information bestätigen zu lassen.

Die Informationsflut ist eines der grössten Zeitprobleme!

Aus Zeitmanagement (www.rhetorik.ch) von Marcus Knill:

Was können wir tun gegen die Informationsflut?

Prioritäten setzen

Wie bei jeder Vorbereitung zu Auftritten, Verhandlungen oder Sitzungen müssen wir bei allen Aufgaben oder Arbeiten zwischen Dringlichem und Wichtigem unterscheiden lernen. Dringlich sind Aufträge, die termingebunden sind und termingerecht erledigt werden müssen. Wichtig sind Arbeiten, die ertragreich sind. Diese sind somit die wertvollen Aufgaben.

Fragen zum Überlegen:

Vor jeder Tätigkeit: Was ist wichtig?
Nach welchem System ordne ich die Prioritäten?
Wie könnte ich meinen Arbeitsplatz, meine Agenda ect. entsprechend optimieren?

Erkenntnis: Drei Gefässe schaffen die nach Priorität geordnet sind:

hohe Priorität
mittlere Priorität
niedrige Priorität

Zuerst werden die Aufgaben mit hoher Priorität angepackt, unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist, oder wieviel unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bei jedem Beitrag, vor jedem Anlass, vor jedem Arbeitstag sollte der wichtigste Punkt notiert werden oder

die Kernbotschaft

rot angezeichnet werden. Eine dringende laufende Aufgabe hat Vorrang selbst beim Drängen eines Auftraggebers. Ihre Aufgabe hat Priorität. Ziel ist die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche. Es gibt Werkzeuge, um gezielt Prioritäten setzen zu können:

Das Eisenhower Prinzip ist die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Ist etwas dringend und eilig oder wichtig? Das Prinzip ist nach dem amerikanische General und Präsidenten der Vereinigten Staaten (1953-1961) Dwight D. Eisenhower benannt. In der Praxis orientiert sich ein Grossteil der Menschen bei den Tätigkeiten nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist. Eisenhower machte mit seinem Prinzip bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.
Wie funktioniert dieses Prinzip? Eisenhower unterschied vier Bereiche:

Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch eilig sind (Diese müssen sofort angepackt werden!)
Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind (Diese nehmen wir in die Zeitplanung auf!)
Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind (Diese delegieren wir!)
Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind (Diese gehören in den Papierkorb!)

Wichtigkeit
	Zeitplan	Selbst erledigen
	Wegwerfen	Delegieren
			Dringlichkeit

Parkinsons Gesetz: Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wieviel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit.

Das Pareto-Prinzip: heisst auch die 80:20 Regel:

Mit 20 Prozent des Aufwands

werden 80 Prozent der Ergebisse erreicht.

Mit den restlichen 80 Prozent des Aufwands

nur noch 20 Prozent der Ergebnisse.

Manchmal sind die letzten 20 Prozent aber auch wichtig:

Beispiel. Viele Buchautoren behaupten, dass man oft schnell einen akzeptablen Entwurf zu einem Aufsatz, Artikel oder Buch fertiggestellt hat, dann aber die meiste Zeit mit Details, Bereinigungen und Korrekturen verwendet.

Die ABC Analyse nach Seiwert teilt Aufgaben in drei Klassen und empfiehlt eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit:

A Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben	65 % Zeit	Morgen
B Aufgaben = wichtige Aufgaben	20 % Zeit	Nachmittag
C Aufgaben = weniger wichtige Aufgaben	15 % Zeit	Nachmittag

Optimal:

Oft aber sieht es so aus:

Die Alpen Methode nach Seiwert:

A	Alle Aufgaben aufschreiben
L	Länge zur Bewältigung schätzen
P	Pufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel: nur 60% verplanen)
E	Entscheide Prioritäten
N	Nachkontrolle

Seiwert, Lothar J: Mehr Zeit für das Wesentliche und das 1x1 des Zeitmanagements, Offenbach 97
Covey, Stephen R.: Die sieben Wege zur Effektivität, Heyne, München

LINKS (interne Kommunikation):