E Mail Flut

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Reden ist out – 70 Prozent mailen Kollegen im Büro


Statt sich direkt mit dem Kollegen zu unterhalten, verschicken viele Arbeitnehmer E-Mails. Britische Forscher schlagen Alarm. Auch in der Schweiz sieht man Handlungsbedarf.

Eigentlich müsste man sich nur umdrehen, ein paar Schritte gehen oder zum Telefon greifen, um seinem Arbeitskollegen etwas mitzuteilen. Doch darauf haben viele keine Lust. Die meisten hauen lieber schnell in die Tasten und verschicken eine E-Mail.


Wer ständig von E-Mails abgelenkt wird, arbeitet nicht wirksam. Kommunikations-Experte Jens O. Meissner rät deshalb, Mail-freie Pausen einzulegen: «E-Mail-Client aus- und Telefon auf stumm schalten wirkt Wunder.» Offline-Zeiten könnten in Randzeiten stattfinden und auch mit einer Abwesenheitsmeldung angekündigt werden.

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Etwa 2000 unnötige E-Mails sammeln sich jährlich im Postfach einer Bürokraft, weil viele ein lästiges Telefonat oder Gespräche umgehen wollen. Darunter fallen etwa Mitteilungen zur Büroküche oder Spendenaufrufe. Das zeigt eine Analyse von Sennheiser Communications. In der Studie wurden 20'000 britische Bürokräfte befragt. 53 Prozent gaben an, dass sie sich wünschen, lieber häufiger angerufen zu werden als massenhaft E-Mails zu empfangen. Dabei erzeugen E-Mails immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer pro Tag 30 bis 40 E-Mails.

E-Mails bergen die Gefahr von Missverständnissen




«Natürlich fällt es vielen Menschen einfacher, sich hinter E-Mails zu verstecken, anstatt einen Telefonanruf zu tätigen», sagt Studienbetreuerin Charlotte Gasking. Aber: «E-Mails sind viel anfälliger für Missverständnisse.» So ist es 38 Prozent der Befragten schon einmal passiert, dass sie ungeschickte Sätze formulierten und so total falsch verstanden wurden. Die Empfänger fühlten sich beschimpft, beleidigt oder mit Sarkasmus konfrontiert. Kein Wunder gaben also 50 Prozent der Befragten an, dass es sie nervt, wenn Sitznachbarn E-Mails versenden, anstatt eine Konversation zu starten.

Auch viele Schweizer Arbeitnehmer ziehen die elektronische Post einem Gespräch vor: «Das ständige Hin- und Herschreiben ist ein oft anzutreffendes Problem, das bislang klar unterschätzt wurde», sagt Sonja Buholzer. Die Wirtschaftsreferentin und Autorin von mehreren Management-Büchern berät regelmässig Firmen, die ein E-Mail-Problem haben. Buholzer rät ihren Kunden deshalb als Erstes, Mails möglichst schnell abzuarbeiten. Wenn möglich aber sollte man das direkte Gespräch suchen. «Auf diese Weise lassen sich viele Unklarheiten gleich zu Beginn aus dem Weg räumen.»

«Das CC an alle ist ein Fluch»

Besonders ärgerlich sind laut Kommunikationsexperte Marcus Knill die All-in-Mails – und die Leute, die dann gleich allen antworten würden. «Das CC an alle ist ein Fluch, der die ganze E-Mail-Welt belastet. Hier besteht definitiv Nachholbedarf», pflichtet Kommunikationsexperte Marcus Knill bei.

Doch die tägliche E-Mail-Flut kostet nicht nur Zeit und Nerven, sie bremst auch die Produktivität. «In dem ganzen E-Mails-Chaos verlieren viele Bürokräfte die Übersicht. Wenn dann auch noch Mails am Wochenende verschickt werden, wird aus der Mail-Flut schnell ein Tsunami», sagt Knill. Den Produktivitätsverlust durch den regen E-Mail-Verkehr ist auch dem Arbeitgeberverband ein Dorn im Auge. Deshalb will er dem Thema künftig mehr Beachtung schenken und erwägt die Ausarbeitung eines Leitfadens.