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Montag, 9. September 2013

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weniger arbeiten Zeitmanagement: Prioritäten setzen

Zeitmanagement - Die eigene Zeit besser planen

Von Katja Schwarz

Zeit|ma|nage|ment, das (Wirtsch.): [strukturierter] Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit: ein effektives Z. bei Projekten erspart Ihnen viel Ärger. ... so die Duden-Definition.
Wie diese Definition schon andeutet, wird Zeitmanagement im allgemeinen Sprachgebrauch zu den Arbeitstechniken gezählt, mit denen man nicht nur Ärger vermeidet, sondern seine Zeit sinnvoll nutzt.
Mit konsequent angewandten Methoden des Zeitmanagements versetzt man sich nach Marcus Knill in die Lage,

die eigene Zeit besser zu planen und optimal auszuschöpfen
im Alltag Prioritäten zu setzen und Zeitfresser zu erkennen und zu eliminieren
Arbeitsalltag und -ergebnisse zu optimieren und ruhig und zufrieden zu arbeiten
die freie Zeit zum Ausgleich seiner Energieressourcen zu nutzen.

Grundsätzlich geht es bei allen Techniken und Methoden erst einmal darum, zwischen Dringlichem, Wichtigem und Unwichtigen zu unterscheiden. Seit der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erkannte, dass auf vielen Märkten ein Großteil der Aktivitäten auf ein Bruchteil der Akteure entfällt (er fand heraus, dass 80% des Volksvermögens bei 20% der Familien konzentriert waren), wird das Pareto-Prinzip auf verschiedenen Gebieten formuliert.
Auf unseren Bereich der Zeiteinteilung übertragen besagt dieses Prinzip, auch 80:20-Regel genannt, dass mit 20% des Aufwands 80% der Ergebnisse erreicht werden, wohingegen mit den restlichen 80% des Aufwands nur noch 20% der Ergebnisse erzielt werden.
In dem Bewusstsein, die meiste Zeit damit zu verbringen, sich um viele relativ nebensächliche Aufgaben zu kümmern, anstatt sich auf die wenigen wichtigen Aktivitäten zu konzentrieren, können wir anfangen, unsere Ziele zu definieren und Maßnahmen zu ergreifen.
Zum Beispiel mit der ALPEN-Methode nach Seiwert. Deren Name ergibt sich aus den fünf Eckpunkten des effektiven Arbeitens: Aufschreiben, Länge (Zeitbedarf) der Arbeit, Pufferzeiten, Entscheidungen und Nachkontrolle.
Mit spitzem Bleistift notieren wir einen Tagesplan mit allem, was wir an diesem Tag erledigen wollen und/oder müssen, aber realistischerweise auch nur mit dem, was wir tatsächlich erledigen können. Psychologie ist alles: je erreichbarer die Ziele erscheinen, desto größer die Motivation.
A) Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben.
L) Länge der Aktivitäten abschätzen und den geschätzten Zeitbedarf für jede Aufgabe erfassen (mit einem festen Orientierungsrahmen arbeitet es sich konzentrierter - und konsequenter, d.h. man neigt eher dazu, Störungen zu unterbinden).
P) Pufferzeiten reservieren und nur ca. 60 % der Arbeitszeit verplanen. Den Rest für unvorhergesehene Ereignisse wie Störungen oder spontane Aktivitäten vorsehen.
E) Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen. Wo kann gekürzt, was kann delegiert werden? Ist die Planung realistisch? Wenn nicht, streichen oder verschieben.
N) Nachkontrolle: Welche notwendigen Aufgaben oder Aktivitäten sind nicht erledigt? Auf den nächsten Tag übertragen.
Die schriftliche Planung einzelner Tage ist ein guter Einstieg ins Zeitmanagement, denn das ist relativ einfach und erfordert durchschnittlich nur eine Viertelstunde Planungszeit. Die Niederschrift dient dabei als Gedächtnisstütze und hilft bei der Kontrolle, ganz zu schweigen von einem gewissen Grad der Selbstverpflichtung durch die schriftliche Fixierung.
Knill verweist auf das hilfreiche Eisenhower-Prinzip. Dieses ist nach dem amerikanischen General und Präsidenten der Vereinigten Staaten (1953-1961) Dwight D. Eisenhower benannt und zielt darauf, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern.
Demnach unterschied Eisenhower vier Bereiche:

Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind (sofort anpacken!)
Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind (in die Zeitplanung aufnehmen!)
Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind (delegieren!)
Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind (in den Papierkorb!)

Während die eiligen Dinge durch anstehende Termine markiert werden, definieren sich die wichtigen Dinge durch Resultate. Hier ist es manchmal schwierig, Prioritäten zu setzen. Sind die Hauptaufgaben jedoch erst einmal benannt, kann man mit Seiwerts ABC-Analyse eine Rangordnung des Tagwerks festlegen. A-Aufgaben identifiziert man unter anderem durch die Frage,

ob man durch deren Erfüllung seinen Hauptzielen näher kommt
ob man durch die Erledigung dieser einzelnen Aufgabe gleich mehrere andere mit erledigt
ob diese Aufgabe kurz-, mittel- oder langfristig einen großen Nutzen bringt
ob im Falle der Nichterfüllung mit negativen Folgen zu rechnen ist.

B-Aufgaben erkennt man unter anderem daran,

dass sie trotz ihrer Bedeutung auch anderen übertragen werden können
dass sie nicht direkt mit den Hauptaufgaben und Gesamtzielen in Verbindung stehen.

C-Aufgaben sind meistens Routine-Tätigkeiten. Indem man gezielt Prioritäten setzt, bringt man die A-, B- und C-Aufgaben in ein ausgewogenes Verhältnis. Für die Praxis empfiehlt Seiwert,

nur eine oder zwei A-Aufgaben pro Tag einzuplanen und diese am Morgen zu erledigen (etwa drei Stunden insgesamt/ca. 65% der Zeit)
weitere zwei bis drei B-Aufgaben am Nachmittag vorzusehen (Gesamtzeit eine Stunde/ca. 20% der Zeit) und
den Rest des Nachmittags für C-Aufgaben zu reservieren (Zeitaufwand nicht mehr als 45 Minuten/ca. 15% der Zeit)

Im Idealfall sind am Ende des Tages alle Punke auf der Liste durchgestrichen und man hat Zeit für die D-Aufgaben, die absolut unwichtig und überhaupt nicht eilig sind, dafür aber viel Spaß machen. Oder man tut überhaupt nichts. Denn die Frage, was man mit der gewonnenen Zeit tun will, sollte man sich stellen, wenn man sich mit Zeitmanagement beschäftigt. Wollen wir Zeit sparen, um noch mehr erledigen zu können? Oder möchten wir im Gegenteil mehr freie Zeit haben, wofür man eigentlich weniger - oder eben "strukturiert" - arbeiten müsste?
Wir können unserer Definition also noch etwas hinzufügen: Tägliche Disziplin und die Entscheidung, wie wir unsere Zeit verbringen wollen.