E Mail Flut

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Reden ist out – 70 Prozent mailen Kollegen im Büro


Statt sich direkt mit dem Kollegen zu unterhalten, verschicken viele Arbeitnehmer E-Mails. Britische Forscher schlagen Alarm. Auch in der Schweiz sieht man Handlungsbedarf.

Eigentlich müsste man sich nur umdrehen, ein paar Schritte gehen oder zum Telefon greifen, um seinem Arbeitskollegen etwas mitzuteilen. Doch darauf haben viele keine Lust. Die meisten hauen lieber schnell in die Tasten und verschicken eine E-Mail.


Wer ständig von E-Mails abgelenkt wird, arbeitet nicht wirksam. Kommunikations-Experte Jens O. Meissner rät deshalb, Mail-freie Pausen einzulegen: «E-Mail-Client aus- und Telefon auf stumm schalten wirkt Wunder.» Offline-Zeiten könnten in Randzeiten stattfinden und auch mit einer Abwesenheitsmeldung angekündigt werden.

Buchtipp: «E-Mail & Co.: Stolpersteine der elektronischen Kommunikation», Versus, 2011
Etwa 2000 unnötige E-Mails sammeln sich jährlich im Postfach einer Bürokraft, weil viele ein lästiges Telefonat oder Gespräche umgehen wollen. Darunter fallen etwa Mitteilungen zur Büroküche oder Spendenaufrufe. Das zeigt eine Analyse von Sennheiser Communications. In der Studie wurden 20'000 britische Bürokräfte befragt. 53 Prozent gaben an, dass sie sich wünschen, lieber häufiger angerufen zu werden als massenhaft E-Mails zu empfangen. Dabei erzeugen E-Mails immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer pro Tag 30 bis 40 E-Mails.

E-Mails bergen die Gefahr von Missverständnissen




«Natürlich fällt es vielen Menschen einfacher, sich hinter E-Mails zu verstecken, anstatt einen Telefonanruf zu tätigen», sagt Studienbetreuerin Charlotte Gasking. Aber: «E-Mails sind viel anfälliger für Missverständnisse.» So ist es 38 Prozent der Befragten schon einmal passiert, dass sie ungeschickte Sätze formulierten und so total falsch verstanden wurden. Die Empfänger fühlten sich beschimpft, beleidigt oder mit Sarkasmus konfrontiert. Kein Wunder gaben also 50 Prozent der Befragten an, dass es sie nervt, wenn Sitznachbarn E-Mails versenden, anstatt eine Konversation zu starten.

Auch viele Schweizer Arbeitnehmer ziehen die elektronische Post einem Gespräch vor: «Das ständige Hin- und Herschreiben ist ein oft anzutreffendes Problem, das bislang klar unterschätzt wurde», sagt Sonja Buholzer. Die Wirtschaftsreferentin und Autorin von mehreren Management-Büchern berät regelmässig Firmen, die ein E-Mail-Problem haben. Buholzer rät ihren Kunden deshalb als Erstes, Mails möglichst schnell abzuarbeiten. Wenn möglich aber sollte man das direkte Gespräch suchen. «Auf diese Weise lassen sich viele Unklarheiten gleich zu Beginn aus dem Weg räumen.»

«Das CC an alle ist ein Fluch»

Besonders ärgerlich sind laut Kommunikationsexperte Marcus Knill die All-in-Mails – und die Leute, die dann gleich allen antworten würden. «Das CC an alle ist ein Fluch, der die ganze E-Mail-Welt belastet. Hier besteht definitiv Nachholbedarf», pflichtet Kommunikationsexperte Marcus Knill bei.

Doch die tägliche E-Mail-Flut kostet nicht nur Zeit und Nerven, sie bremst auch die Produktivität. «In dem ganzen E-Mails-Chaos verlieren viele Bürokräfte die Übersicht. Wenn dann auch noch Mails am Wochenende verschickt werden, wird aus der Mail-Flut schnell ein Tsunami», sagt Knill. Den Produktivitätsverlust durch den regen E-Mail-Verkehr ist auch dem Arbeitgeberverband ein Dorn im Auge. Deshalb will er dem Thema künftig mehr Beachtung schenken und erwägt die Ausarbeitung eines Leitfadens.

E-Mail und die Informationsflut

Zur Internen Kommunikation gehört auch der Umgang mit der E-Mail Flut.





Zur E-Mail-Kommunikation
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Beim E-Mailen gilt es, intern Regeln fest zu legen.
Es ist erstaunlich, dass man sich im gleichen Büro heute vielfach auf wenige Meter Distanz Mails schickt anstatt das direkte Gespräch zu führen und die interne Kommunikation zu managen.
Jeder Betrieb, jede Organisation müsste den Umgang mit Mails regeln.
Ich stelle  fest, dass es immer noch vorkommt, dass mit Mails kritisiert wird.
Wäsche sind unter vier Augen zu waschen.
Meinungsverschiedenheiten sind persönlich auszutragen und zwar direkt und mündlich. Deshalb keine Mails, wenn man emotional aufgeladen ist.

Mailkommunikation will heissen: Kurz, präzise, sachlich formulieren! Dies ist lernbar.

In jeden Mail wird nur EIN Thema behandelt.

Es ist eine Untugend, mit dem Mail die ganze alte Korrespondenz mit zu versenden.

Im Militär machten wir uns lustig über Generalstabsoffiziere mit der Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Jauchewagen und eine Generalstäbler? Antwort: Es gibt keinen. Bei beiden ist der VERTEILER am Wichtigsten.
Mitarbeiter, die zu leichtfertig die Meldung Vorgesetzte und Kollegen auf "Cc" setzen, erschweren und belasten die interne Kommunikation unnötigerweise.
Oft nutzen sie den breiten Verteiler, um den Chefs zu zeigen, wei fleissig sie sind (zwecks Beförderung).

Es  lohnt sich ferner, Mails rasch zu beantworten. Ich habe schon oft am Sonntag Mails kurz beantwortet und dadurch viel Zeit gespart.

Bei wichtigen Mails hat sich bewährt, die Information bestätigen zu lassen.

Die Informationsflut ist eines der grössten Zeitprobleme!









Aus Zeitmanagement (www.rhetorik.ch) von Marcus Knill:




Was können wir tun gegen die Informationsflut?
 

Prioritäten setzen

Wie bei jeder Vorbereitung zu Auftritten, Verhandlungen oder Sitzungen müssen wir bei allen Aufgaben oder Arbeiten zwischen Dringlichem und Wichtigem unterscheiden lernen. Dringlich sind Aufträge, die termingebunden sind und termingerecht erledigt werden müssen. Wichtig sind Arbeiten, die ertragreich sind. Diese sind somit die wertvollen Aufgaben. Fragen zum Überlegen: Vor jeder Tätigkeit: Was ist wichtig? Nach welchem System ordne ich die Prioritäten? Wie könnte ich meinen Arbeitsplatz, meine Agenda ect. entsprechend optimieren? Erkenntnis: Drei Gefässe schaffen die nach Priorität geordnet sind: hohe Priorität mittlere Priorität niedrige Priorität Zuerst werden die Aufgaben mit hoher Priorität angepackt, unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist, oder wieviel unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bei jedem Beitrag, vor jedem Anlass, vor jedem Arbeitstag sollte der wichtigste Punkt notiert werden oder die Kernbotschaft rot angezeichnet werden. Eine dringende laufende Aufgabe hat Vorrang selbst beim Drängen eines Auftraggebers. Ihre Aufgabe hat Priorität. Ziel ist die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche. Es gibt Werkzeuge, um gezielt Prioritäten setzen zu können: Das Eisenhower Prinzip ist die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Ist etwas dringend und eilig oder wichtig? Das Prinzip ist nach dem amerikanische General und Präsidenten der Vereinigten Staaten (1953-1961) Dwight D. Eisenhower benannt. In der Praxis orientiert sich ein Grossteil der Menschen bei den Tätigkeiten nach den eigenen Vorlieben oder anderen Zufällen und nicht daran, ob etwas wichtig ist. Eisenhower machte mit seinem Prinzip bewusst, dass für den Erfolg vor allem entscheidend ist, sich zuerst um das Wichtigste zu kümmern. Wie funktioniert dieses Prinzip? Eisenhower unterschied vier Bereiche: Aufgaben, die sowohl wichtig, als auch eilig sind (Diese müssen sofort angepackt werden!) Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind (Diese nehmen wir in die Zeitplanung auf!) Aufgaben, die unwichtig, dafür aber eilig sind (Diese delegieren wir!) Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind (Diese gehören in den Papierkorb!) Wichtigkeit   Zeitplan Selbst erledigen   Wegwerfen Delegieren     Dringlichkeit

Parkinsons Gesetz: Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wieviel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit.

Das Pareto-Prinzip: heisst auch die 80:20 Regel: Mit 20 Prozent des Aufwands werden 80 Prozent der Ergebisse erreicht. Mit den restlichen 80 Prozent des Aufwands nur noch 20 Prozent der Ergebnisse.

Manchmal sind die letzten 20 Prozent aber auch wichtig: Beispiel. Viele Buchautoren behaupten, dass man oft schnell einen akzeptablen Entwurf zu einem Aufsatz, Artikel oder Buch fertiggestellt hat, dann aber die meiste Zeit mit Details, Bereinigungen und Korrekturen verwendet. Die ABC Analyse nach Seiwert teilt Aufgaben in drei Klassen und empfiehlt eine optimale Dauer sowie eine optimale Erledigungszeit: A Aufgaben = sehr wichtige Aufgaben 65 % Zeit Morgen B Aufgaben = wichtige Aufgaben 20 % Zeit Nachmittag C Aufgaben = weniger wichtige Aufgaben 15 % Zeit Nachmittag Optimal: A B C Oft aber sieht es so aus: A B C Die Alpen Methode nach Seiwert: A Alle Aufgaben aufschreiben L Länge zur Bewältigung schätzen P Pufferzeiten reservieren (40:60 Faustregel: nur 60% verplanen) E Entscheide Prioritäten N Nachkontrolle

Seiwert, Lothar J: Mehr Zeit für das Wesentliche und das 1x1 des Zeitmanagements, Offenbach 97 Covey, Stephen R.: Die sieben Wege zur Effektivität, Heyne, München

LINKS (interne Kommunikation): Zum Leitfaden Leitfaden "Sichere E-Mail-Kommunikation" PDF-Datei, 649 KB Beurteilen- aber wie? Die offene Kritik - basierend auf einem Vertrauensverhältnis - weckt nämlich bei ... Der Klassenlehrer hört sich die Belehrung an und sagt freundlich und ruhig: ... www.rhetorik.ch/Beurteilen/Beurteilen.html Prof. Dr. Miriam Meckel - Interne Kommunikation - YouTube ► 1:15► 1:15 www.youtube.com/watch?v=uYGjioPwiJU 19.08.2009 - Hochgeladen von netzwert Die neuen Möglichkeiten können auch in der internen Unternehmenskommunikation verwendet werden ...