Zur E-Mail-Kommunikation
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Beim E-Mailen gilt es, intern Regeln fest zu legen.
Es ist erstaunlich, dass man sich im gleichen Büro heute vielfach auf wenige Meter Distanz Mails schickt anstatt das direkte Gespräch zu führen und die interne Kommunikation zu managen.
Jeder Betrieb, jede Organisation müsste den Umgang mit Mails regeln.
Ich stelle fest, dass es immer noch vorkommt, dass mit Mails kritisiert wird.
Wäsche sind unter vier Augen zu waschen.
Meinungsverschiedenheiten sind persönlich auszutragen und zwar direkt und mündlich. Deshalb keine Mails, wenn man emotional aufgeladen ist.
Mailkommunikation will heissen: Kurz, präzise, sachlich formulieren! Dies ist lernbar.
In jeden Mail wird nur EIN Thema behandelt.
Es ist eine Untugend, mit dem Mail die ganze alte Korrespondenz mit zu versenden.
Im Militär machten wir uns lustig über Generalstabsoffiziere mit der Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Jauchewagen und eine Generalstäbler? Antwort: Es gibt keinen. Bei beiden ist der VERTEILER am Wichtigsten.
Mitarbeiter, die zu leichtfertig die Meldung Vorgesetzte und Kollegen auf "Cc" setzen, erschweren und belasten die interne Kommunikation unnötigerweise.
Oft nutzen sie den breiten Verteiler, um den Chefs zu zeigen, wei fleissig sie sind (zwecks Beförderung).
Es lohnt sich ferner, Mails rasch zu beantworten. Ich habe schon oft am Sonntag Mails kurz beantwortet und dadurch viel Zeit gespart.
Bei wichtigen Mails hat sich bewährt, die Information bestätigen zu lassen.
Die Informationsflut ist eines der grössten Zeitprobleme!
Aus Zeitmanagement (www.rhetorik.ch) von Marcus Knill:
Was können wir tun gegen die Informationsflut?
Prioritäten setzen |
Wie bei jeder Vorbereitung zu Auftritten, Verhandlungen oder
Sitzungen müssen wir bei allen Aufgaben oder Arbeiten
zwischen Dringlichem und Wichtigem unterscheiden lernen.
Dringlich sind Aufträge, die termingebunden sind und termingerecht
erledigt werden müssen. Wichtig sind Arbeiten, die ertragreich
sind. Diese sind somit die wertvollen Aufgaben.
Zuerst werden die Aufgaben mit hoher Priorität angepackt, unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist, oder wieviel unwichtige Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bei jedem Beitrag, vor jedem Anlass, vor jedem Arbeitstag sollte der wichtigste Punkt notiert werden oder
rot angezeichnet werden. Eine dringende laufende Aufgabe hat Vorrang selbst beim Drängen eines Auftraggebers. Ihre Aufgabe hat Priorität. Ziel ist die Konzentration der Kräfte auf das Wesentliche. Es gibt Werkzeuge, um gezielt Prioritäten setzen zu können:
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Parkinsons Gesetz: Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wieviel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit. |
Das Pareto-Prinzip: heisst auch
die 80:20 Regel:
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Manchmal sind die letzten 20 Prozent aber auch wichtig:
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LINKS (interne Kommunikation):Zum Leitfaden
Prof. Dr. Miriam Meckel - Interne Kommunikation - YouTube
www.youtube.com/watch?v=uYGjioPwiJU
19.08.2009 - Hochgeladen von netzwert
Die neuen Möglichkeiten können auch in der internen Unternehmenskommunikation verwendet werden ... |
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